档案保管工作是档案部门的一项日常性业务工作，是维护档案的完整与安全的重点环节与主要手段。

档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。档案管理是理论与实践的应用学科，是研究档案管理工作基本原则、技术和方法的学科，是档案学中最先建立、历史最长、最成熟的一门分支学科。在我国，档案管理的专门研究大约始于二十世纪的二三十年代，而这种研究开始是粗浅的、直观的、经验性的，而后逐渐趋于系统化和科学化。时至今日，越来越多的资料电子化，电子档案成为各房企高度重视的一项核心工作，无不在探索更优化、更科学、更高效的管理模式。

档案管理面临的问题

档案保管工作是档案部门的一项日常性业务工作，是维护档案的完整与安全的重点环节与主要手段。其内容主要包括：日常维护工作。例如，档案的排架，检索工具的排检，库房温湿度的监控、保洁和安全保卫等工作；实施保护性措施。主要指围绕防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染而采取的防护性办法与治理手段；档案的修复。即对毁损和老化的档案采取修补、复制等补救措施的工作；库房与设备的管理。包括库房的规划与使用，档案设备的购置与维护，档案装具的选择。以上工作有的与收集、整理和利用等工作结合进行，有的则须单独进行，因而档案保管既是档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的工作环节。

目前，传统的档案管理模式是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。而房地产档案管理普遍存在着管理意识淡薄，出现了很多新的问题，档案数量大，门类多，档案管理方法手段落后，工作质量低，影响了档案的保存和利用，阻碍了企业的健康发展。伴随着当今自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到企业活动的方方面面。为了适应新时期房地产业的发展需要，企业须采用科学、有效的管理手段，依法、规范管理企业档案，增强档案的实用性和有效性，达到电子档案和纸质档案同步建立、按照权限安全利用档案的目的，实现档案管理的现代化、规范化、科学化目标。

加强房地产电子档案管理的重要性

房地产档案所跨越的时间很长，在不同的时期，它们的管理方式存在很大的差异性，相对于档案不断形成和增加，目前在保管工作中有许多问题亟待解决，比如纸张老化、字迹褪色模糊，并且有相当的数量档案纸变黄发脆，有的已成粉片，到了不能在用的程度。然而房地产公司的档案涵盖了较为丰富的内容，如：建设过程中的相关证明材料，材料都要经过相关部门的审核，具有一定的权威性，一旦发生纠纷，可以作为双方解决问题的重要参考依据；房地产档案信息的全面性，也充分体现了房地产档案的价值，其真实可靠性受到法律的保护；房地产档案归档范围广泛，时间跨度较长，涉及部门较多，在数据齐全的情况下，价值利用也大，对社会经济发展的作用也日益凸显。电子档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。在查询资料时变得非常简单，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

电子档案不仅要求工作人员全面掌握档案管理专业知识，同时要求其熟悉计算机基础知识。也要相应的调整自身的知识结构，努力学习跨学科领域知识，积极地在工作实践中学习，以弥补欠缺的现代科学知识。电子档案在房地产档案管理中的使用是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产档案管理模式发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来管理房地产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房地产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房地产档案管理的整体水平明显提高，减少房地产档案管理工作的人员投入，大大降低工作成本，极大提高工作效率。

房地产电子档案管理的对策

创建及完善档案的收集功能，档案管理人员要拓宽知识面，做到熟练掌握现代先进技术，并将其应用于房地产档案信息的收集工作中，不断创新工作方式方法，既做到质的提升，又有量的变化。通过熟练掌握计算机技术、音频技术，对档案信息进行包装护理，既让档案的质量得到有效的提高，又可以使档案的内容更为生动、形象、直观，更易于为客户所接受，也便于归档、整理、查询。要不断拓宽档案信息的收集渠道，多角度、多层面开展档案的收集工作，做到档案资料的完整性和丰富性相统一。重视档案的开发和利用，提升档案的价值。要把档案资源的开发与推广利用作为档案管理工作的重要一环，给予其足够的重视，使档案的价值得到充分的展现，并保持持久不衰的生命力。要建立开放式的资源平台，方便政府、企业或者个人的查询，在档案管理中充分运用网络技术的优势，达到档案资源共享的目的，从而实现档案资源的有效开发，档案的价值也在这一过程中得到最大化。进一步完善房地产档案的查询系统，建立方便快捷高效的档案检索查询系统，建立分门别类、多层次的检索体系，方便用户的查询，提高工作的效率。

日常完善档案系统，加强档案信息化体系建设，建立先进的数据录入系统和查询检索系统，着眼于推广和普及先进的信息化技术和网络技术，进一步提高档案工作的质量和效率。要加强档案管理软硬件的提升，注重管理人员信息化能力的提升。要加强档案管理人员的培训，做到熟练掌握信息化系统操作，既保证设备的先进性，又做到技术人才的管理水平上一个台阶，使设备与人才都能做到与时俱进，都实现质的飞跃，为保证房地产档案适应社会发展奠定坚实的基础。加强档案各项管理系统的安全性能研究，建立房地产信息安全系统，在确保信息覆盖面广的基础上，做好房地产档案信息的保密工作，以及实现房地产档案信息的共建共享，从而有效地提升档案信息化水平。

当前，我国信息技术得到了快速发展，电子档案数量不断增多，部分房地产公司电子档案的管理制度仍然不够完善，需要进一步实施规范化管理。适时加强管理，从根源寻找问题、发现问题、解决问题，更好地提高档案管理质量和水平，从而为人们提供更加高质量的服务。

作者简介：王静，中国房地产业协会城市开发专业委员会副秘书长。